Afacerile a peste 340.000 de firme din România, reprezentând aproape jumătate din numărul total al persoanelor juridice înregistrate, vor fi influențate semnificativ de noile reglementări europene privind prelucrarea datelor cu caracter personal, arată rezultatele unui studiu de specialitate.

Potrivit noilor reguli (Regulamentul UE 2016/67 — GDPR), aplicabile de la 25 mai 2018, companiile trebuie să ofere mai multe informații legate de modul în care colectează și păstrează date ale clienților, să le ofere acestora dreptul de a fi șterși din evidențe și să implementeze reguli speciale de protecție a minorilor.

De asemenea, orice scurgere de date va trebui notificată în cel mult 72 de ore la autoritatea de supraveghere.

Firmele vizate de aceste noi reglementări sunt, în special, multinaționale, agențiile de marketing și publicitate, firmele de sondare a opiniei publice, băncile și firmele din domeniul informațiilor și al comunicațiilor, arată cercetarea Perceptum.

“Implicațiile noilor reglementări nu se limitează la firmele din domeniile mai sus amintite, ci vor viza, mai mult sau mai puțin, tot mediul de business. De exemplu, orice firmă care intenționează să cumpere sau să închirieze baze de date pentru campanii de email marketing riscă și mai mult dacă aceasta a fost obținută ilegal. Cel mai probabil, va exista o perioadă de grație post-implementare, astfel că organizațiile care nu se supun noilor reglementări nu vor fi amendate imediat. Însă efectele în cazul în care acestea nu respectă noile reguli vor fi mult mai puternice decât până acum”, arată Raluca Ghilea, director executiv al Perceptum, agenția de servicii integrate care a realizat studiul citat.

Una dintre cele mai dificile reglementări, susțin realizatorii studiului, prevede obținerea acordului explicit al persoanei pentru a-i folosi datele în campanii de email marketing. Afacerile care funcționează, cu preponderență, prin acest mecanism comercial riscă să-și piardă cea mai mare parte din business, chiar să intre în faliment, dacă nu respectă noile reguli, se precizează în document.

Practic în mai puţin de un an va intra în vigoare ordonanţă EU GDPR (General Data Protection Regulation), iar firmele ar trebui să se gândească la schimbările pe care aceasta le va aduce, pentru că amenzile anunţate pentru firmele care nu aderă la această nouă legislaţie pot ajunge până la 20 milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri. Termenul limită pentru introducerea noului regulament este 25 mai 2018, iar acesta va fi cea mai strictă reglementare în materie de protecție a datelor personale introdusă vreodată de Uniunea Europeană, unul din obiectivele ei fiind de a întări și de a da o formă unitară modalităților de colectare a datelor online în cadrul Uniunii.

Din perspectiva business-urilor care își desfășoară activitatea și în mediul online, noul regulament va avea impact asupra:

1) tipului de date personale colectate despre utilizator și

2) modului în care utilizatorul își oferă acordul pentru colectarea acestor date.

Redefinirea tipurilor de date colectate de site-urile online

Cu privire la tipul de date colectate, GDPR lărgește spectrul de date incluse sub sigla ”personale”, fiind din această perspectivă cea mai strictă reglementare europeană de până acum. Noua lege definește datele personale ca incluzând orice fel de informație despre o persoană fizică care poate duce, direct sau indirect, la identificarea acestei persoane. În această categorie sunt incluse numele, numerele de identificare, date despre locație dar și orice alt tip de identificator online care este specific din punct de vedere fizic, psihologic, genetic, mental, economic, cultural sau social unei anumite persoane fizice, se mai arată în analiza citată.

Spre deosebire de vechile reglementări în vigoare – Directiva 95/46/EC care va fi înlocuită de GDRP – informațiile despre locație sau identificatorii online vor fi de anul viitor considerate date personale. GDPR punctează asupra faptului cum identificatorii online oferiți de device-uri, de aplicații sau de protocoale, markeri de tipul adrese internet protocol, chiar și cookies sau tag-uri de radio frecvență, vor intra sub incidența noii legi.

O nouă abordarea asupra conceptului de Acord

În ceea ce privește modul în care un utilizator online își dă acordul pentru colectarea acestor date, GDPR include reglementări noi despre cum este definit acordul. Începând cu mai 2018, legislația europeană va defini acordul ca fiind o acțiune afirmativă și informată realizată de către utilizator, oferită liber, într-un context specific și lipsit de ambiguități. Implicațiile aici vin din mențiunea ”acțiune afirmativă”, detaliu nou introdus în lege care elimină astfel tipurile de consimțământ de tip ”Acord implicit”.

Altfel spus, începând de la anul, cel mai probabil nu vom mai vedea anunțuri de tipul ”Navigarea pe acest site se consideră acceptarea Dvs. cu privire la politica de utilizare a cookie-urilor”, consensul fiind exemplificat în GDRP sub forma unei acțiuni concrete din partea utilizatorului:

Bifarea unei căsuțe pe un website.

Alegerea unei setări tehnice în cadrul utilizării serviciilor informatice.

Orice alt tip de afirmație sau comportament care clarifică fără echivoc oferirea acordului.

GDPR punctează de asemnea și pe practicile actuale, care NU vor fi considerate acordul utilizatorului sub noua legislație:

Lipsa unei acțiuni/ inactivitate.

Căsuțe pre-bifate.

Audit de conformitate și schimbări pe site-uri

Experții în legislație recomandă o pregătire timpurie a business-urilor online pentru noile reglementări europene, trăgând un semnal de alarmă că procesul de tranziție va fi lung și, în multe cazuri, complex. Aceștia recomandă realizarea unui audit de date în cadrul fiecărei companii, audit care să includă următoarele etape:

Inventarierea tuturor tipurilor de informație despre utilizatori stocate de business. Cu cât organizația este mai mare, cu atât crește dificultatea în găsirea tutoror acelor date colectate, date care vin din sisteme și de pe canele diferite și sunt stocate în varii medii.

Listarea modurilor în care informațiile despre utilizatori sunt folosite în prezent. Cum sunt procesate aceste date odată ce au fost stocate? În vederea informărilor pe care le vei face de la anul clienților tăi este important să știi din timp procesul căruia sunt supuse aceste date.

Clarificarea acordului: ce tip de acord a fost oferit până în prezent. Noua legislație va permite revocarea acordului oferit în trecut. Fiecare business trebuie așadar să cunoască cum a fost obțin acordul în trecut și dacă a fost ulterior revocat în timp.

Asigurarea securității datelor colectate. GDRP punctează importanța securității și criptării datelor în toate etapele de tranzacționare, nu doar cea de colectare.

La nivel de schimbări vizibile, proprietarii de site-uri din Uniunea Europeană sunt așteptați să introducă modificări precum cele listate mai jos în viitorul apropiat.

Renunțarea la pop-urile de cookies. Cel mai probabil vom vedea o înlocuiere a acestora cu alte tipuri de mesaje de oferire acord colectare/stocare informații. Noile mecanisme vor cere de data aceasta o acțiune fizică din partea utilizatorului, și nu se vor mai baza pe acordul implicit de tipul ”Continuarea navigării pe acest site reprezintă acordul Dvs. cu privire la politica site-ului de colectare și stocare informații”.

Setările de browser vor putea semnala acordul utilizatorului. Textul noii legislații sugerează faptul că va exista o posibilitate de obținere implicită a acordului utilizatorului pentru colectarea datelor, în funcție de setările sale din browser. Astfel, dacă utilizatorul își va marca în setările web browserului folosit acordul sau refuzul pentru colectarea datelor, există posibilitatea ca site-ul să nu-i mai ceară utilizatorului acordul, respectând însă decizia sa marcată în browser. Este de reținut totuși că, dacă setarea din browser va marca refuzul, site-ul nu va mai putea colecta datele acelui utilizator, chiar dacă acesta fusese oferit anterior.

Revizuirea acordurilor de consimțământ de pe site-uri. Paginile și documentele de tip Acord de Confidențialitate folosite de companii vor trebui rescrise într-un limbaj accesibil omului de rând. GDPR punctează asupra nevoii de transparență și simplitate în informarea utilizatorilor cu privire la datele colectate, îndemnând ca orice informație să fie transmise pe site cât mai ”concis, ușor accesibil, ușor de înțeles, în limbaj simplu și, în măsura în care este posibil, vizualizată cu imagini.”

Opțiunea de retragere acord. Chiar și atunci când utilizatorul își oferă acordul ca datele să îi fie colectate și prelucrate, site-urile vor trebui îi pună acestuia la dispoziție opțiunea de a-și retrage acordul. Prin urmare, proprietarii de site-uri sunt așteptați să pregătească mesaje și zone noi în site, de unde utilizatorul să își poată ușor și rapid retrage acordul de colectare a datelor.

Ce înseamnă aceste schimbări legislative pentru proprietarii de site-uri? Modificări la site și la sistemele lor interne sau, altfel spus, muncă și cheluieli extra. Un studiu din 2014 calculase că politica de notificare a vizitatorilor asupra folosirii cookie-urilor (cea pe care GDPR vine să o înlocuiască) genera o cheltuială anuală de peste 2 miliarde de euro în cadrul Uniunii Europene.

Costul investit în aducerea site-ului și a sistemelor interne în conformitate cu reglementările în vigoare fusese atunci estimat la €900/ site.

Cheltuielile aduse de această nouă modificare nu sunt așteptate nici în cazul GDPR să fie mai mici. Bani dați programatorului, costuri cu consultanți legali și avocați, costuri la care se adaugă complexitatea întregului proces. Complex pentru că, în prezent, majoritatea proprietarilor de site nici măcar nu au o viziune foarte clară asupra tuturor sistemelor din spatele business-ului deținut. Un alt studiu găsea în 2015 că proprietarii de business-uri online subestimau cu 90% volumul de sisteme folosite în afacerea lor. Până să nu fie schimbate în conformitate cu GDPR, aceste sisteme trebuie mapate întâi, fapt ce implică resurse și costuri investite.

Dincolo de modificările la nivel de mesaje și interacțiune pe site, descrise mai sus, GDPR va impacta și modul în care responsabilitatea pentru aceste date este împărțită între cei care colectează datele (site-ul tău de business) și între procesatorii de date (furnizorii de soluții de găzduire și de cloud).

Easyhost, unul dintre cei mai mari furnizori de soluții de găzduire web din piața de la noi, recomandă tuturor proprietarilor de site-uri care colectează informații personale să aducă în discuție aceste schimbări cu partenerul lor de hosting.

Registrarii de domenii și proprietarii de site-uri sunt încurajați să verifice dacă cei care le furnizează infrastructura au luat măsurile necesare pentru aceste schimbări. În lipsa informării din partea furnizorului tău de găzduire, iată ce tipuri de întrebări ai putea să îi pui pentru a verifica modul în care implemeneează reglementările GDPR.